Check-moscow.ru

Финансы и учет
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как заархивировать электронные письма по дате получения / изменения в Outlook?

Вы можете удалять сообщения электронной почты несколькими способами. Вы можете выполнить описанные ниже действия.

Во время просмотра электронного письма. Коснитесь кнопки удаленияв нижней части электронного письма.

При просмотре списка адресов электронной почты. Проведите пальцем влево по электронной почте и выберите в меню пункт «В корзину».

Чтобы удалить письмо, проведите пальцем влево до конца письма.

Одновременное удаление нескольких сообщений электронной почты. Просматривая список писем, нажмите на «Редактировать», выберите письма, которые вы хотите удалить, и нажмите на «В корзину».

Чтобы быстро выбрать несколько сообщений электронной почты, перетащите ячейки вниз.

Чтобы включить или выключить подтверждение удаления, откройте «Настройки» > «Почта», затем включите или выключите параметр «Подтверждение удаления» (под заголовком «Сообщения»).

Автоматическая архивация

Параметры автоархива задаются в диалоговом окне Автоархив.

Пример 17.5: автоматическая архивация элементов

Опции. Дополнительно.

Самоархивирование. (рис. 17.8)

По умолчанию элементы Outlook автоматически архивируются каждые 14 дней. Пользователь может установить любую частоту этого процесса или полностью отменить его, сняв флажок.

Диалоговое окно Автоархивация

Рис. 17.8. Диалоговое окно автоархива

Если перед запуском AutoArchive выбрано Prompt, вы будете уведомлены о начале автоархивирования с помощью специального диалогового окна.

По умолчанию Outlook удаляет оставшиеся письма вместо того, чтобы архивировать их. Если вы хотите не удалять их, а архивировать, снимите соответствующий флажок.

Кроме того, по умолчанию Outlook сохраняет все архивные элементы в специальном файле, расположенном в папке C:WindowsLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst. Если описать принцип работы Outlook, то он сохраняет существующие элементы в таком месте, где они не перегружают текущие наборы информации. Если вы хотите создать новый файл или просто поместить его в другое место, нажмите кнопку Обзор и введите новое имя файла.

Читайте так же:
Как добавить ссылку mailto в подпись Outlook?

В разделе Параметры по умолчанию для папок архивирования можно также указать дату, после которой элементы будут удаляться из архива навсегда, а также указать Outlook автоматически удалять устаревшие элементы вместо их архивации.

Примечание : .

При архивировании текущая структура папок сохраняется в новом архиве. Если папка, в которую помещены элементы, имеет родительскую папку, в архиве будет создана такая же папка, но ее элементы не будут скопированы в архив. Таким образом, структуры архивных и личных папок идентичны.

Совет

Когда вы архивируете все элементы Outlook, размер файла быстро увеличивается. Рекомендуется периодически удалять ненужные элементы (и папку «Удаленные элементы»), чтобы предотвратить рост файла.

После сохранения параметров диалогового окна Автоархивация необходимо указать, какие папки и элементы будут подвергаться автоматической архивации. Установка свойств автоархивации папки была подробно рассмотрена в разделе 7.3.4 "Вкладка Автоархивация", здесь же приведем лишь список значений для интервалов автоархивации, устанавливаемый по умолчанию для каждой папки Outlook, а также способ определения даты для отсчета этого интервала.

Тип элементаИнтервалДата архивации
Сообщение2 месяцаДата отправки или получения (более поздняя из двух) или дата/время последнего изменения
Встреча6 месяцевДата встречи или дата/время последнего изменения (более поздняя из двух)
Задача6 месяцевДата выполнения или дата/время последнего изменения. Задачи, не помеченные как выполненные, не подлежат автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются, если они помечены как выполненные
Заметка3 месяцаДата/время последнего изменения
Запись в дневнике6 месяцевДата создания записи или дата/время ее последнего изменения
КонтактНетНе архивируется

Таблица 17.2. Интервалы и дата архивирования элементов

Примечание: .

По умолчанию автоархивация не включена для папок Входящие, Черновики, Заметки и Контакты.

Свойства автоархивирования, установленные для папки Outlook, обычно выполняются для всех ее элементов. Однако если вы не хотите архивировать элемент даже спустя долгое время после его создания (например, историческое сообщение, которое вы получили в своей жизни), вы можете указать специальный параметр для предотвращения автоархивирования.

Читайте так же:
Как добавить, закрыть и удалить файл данных в Outlook?

Пример 17.6: Запрет автоматического архивирования элементов

Диалоговое окно Свойства

Рисунок 17.9. Диалоговое окно свойств

Как заархивировать электронные письма по дате получения / изменения в Outlook?

По умолчанию Outlook архивирует электронную почту на основе самой последней даты между датой и временем отправки, датой и временем получения и датой и временем изменения. Как правило, дата изменения позже даты получения, поэтому некоторые электронные письма не архивируются, даже если они были получены до указанной даты архивации. В этой статье представлено решение для архивирования электронной почты по дате получения или дате изменения в Outlook.

  • Автоматическая CC/BCC по правилу при отправке электронной почты; автоматическая пересылка нескольких писем по правилу; автоматические ответы без сервера Exchange и другие автоматические функции.
  • BCC Alert — показ сообщения при попытке ответить всем, если ваш адрес электронной почты находится в списке BCC; напоминание о недостающих вложениях и многие другие функции.
  • Reply (to all) со всеми вложениями в вашей почтовой корреспонденции; Reply to multiple emails simultaneously; Automatically add a greeting when replying; Automatically add date and time to the subject line. Инструменты для вложений: Автосохранение, Сжать все, Переименовать все, Сохранить все автоматически. Быстрый отчет, Подсчет выбранных писем, Удаление дубликатов писем и контактов.
  • Более 100 дополнительных функций решат большинство проблем с Outlook 2010-2019 и 365 Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.

стрелка синий правый пузырьАрхивировать электронные письма по дате получения / изменения с добавлением ключа реестра

Выполните следующие шаги, чтобы архивировать сообщения электронной почты Outlook по дате получения или дате изменений.

1. Диалоговое окно «Выполнить» открывается одновременным нажатием клавиш Win + R.

В диалоговом окне «Выполнить» в поле «Открыть» введите Regedit и нажмите OK. См. скриншот:

Читайте так же:
Как вставить текущую дату в тему письма в Outlook?

3. Появится диалоговое окно контроля учетной записи. Для продолжения нажмите кнопку Да.

Теперь открыто окно редактора регистрации. Откройте папку с указанным ниже путем:

HKEY_CURRENT_USER Программное обеспечение Microsoft Office 16.0 Outlook Preferences

Этот путь предназначен для Outlook 2016. Измените 16.0 в приведенном выше пути на 15.0, если вы используете Outlook 2013; для Outlook 2010 измените 16.0 на 14.0.

5 Щелкните правой кнопкой мыши на предпочтениях в древовидной структуре, в контекстном меню выберите Создать > Параметр DWORD (32 бит) и назовите новую запись Archivignorelastmodifidtime.

6. Дважды щелкните на новом элементе, чтобы открыть диалоговое окно «Редактировать значение DWOR (32-бит)», измените значение данных на 1 и нажмите кнопку OK. См. скриншот :

Примечание: Чтобы архивировать письма по дате получения, измените значение данных на 1; чтобы архивировать письма по дате изменения, измените значение данных на 0.

7. Закройте редактор реестра.

После этого письма будут архивироваться по дате их получения (или изменения), если включена функция автоархивирования или если вы примените команду Файл > Информация > Инструменты > Очистить старые элементы вручную.

Примечание: Незавершенные, помеченные письма не будут архивироваться, даже если дата их получения или изменения наступит раньше указанной даты архивирования.

стрелка синий правый пузырьАрхивировать электронные письма по дате получения / изменения с поиском и перемещением

Используя описанный выше метод, мы можем легко найти в почтовой папке письма, даты получения и изменения которых старше указанной даты архива, и переместить найденные письма в папку архива.

Нажав Файл > Открыть и экспортировать (или Открыть)>Открыть файл данных Outlook, можно получить доступ к архивной папке.

2. Теперь в диалоговом окне Открыть файл данных Outlook выберите файл .pst, в котором вы собираетесь архивировать электронные письма, и нажмите на значок кнопки OK. Смотрите скриншот :

Читайте так же:
Как добавить кнопку печати на ленту Outlook?

3. перейдите к представлению почты и откройте указанную папку, письма которой должны быть архивированы.

4. В поле Instant Search (Мгновенный поиск) введите received: <= 2016/5/1 для поиска писем, полученных 5 мая 2016 года или ранее.

Ноты:

(1) В критерии поиска получено: <= 2016/5/1, вы можете заменить 2016/5/1 на любую дату по вашему желанию.

Если вы хотите вести архив по дате модификации, введите modified: *= 2016/5/1, чтобы найти электронные письма, которые были изменены не ранее 2016/5/1.

5. Выберите все письма из списка рассылки и перетащите их в папку архива. См. скриншот:

Специальные инструменты для электронной почты Outlook Архива

Для ежедневного архивирования электронной почты и других элементов Outlook специалисты используют специальные инструменты, автоматизирующие этот процесс. Профессиональные утилиты также предоставляют дополнительные возможности, такие как преобразование и фильтрация архивных сообщений. Программное обеспечение, позволяющее с легкостью извлекать данные Outlook и архивировать их в любых масштабах:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector