Как выделить все слова с ошибками на листе в Excel?

Сообщение об ошибке в Excel: «при сохранении были обнаружены ошибки . «

Рассмотрим следующий сценарий. Вы работаете над проектом автоматизации Microsoft Office. Вы открыли редактор приложений Microsoft Visual Basic. Вы также открыли лист Excel, содержащий ссылку на данные Excel (см. Ссылки на данные Excel).

Лист Excel, содержащий источник данных think-cell, удаляется. В Excel может появиться сообщение об ошибке: «Требуется объект».

При попытке сохранить файл Excel, будет выдано сообщение об ошибке:
«Обнаружены ошибки при сохранении [имя файла]». Microsoft Excel может сохранить файл, удалив или исправив некоторые функции. Чтобы провести восстановление в новом файле, нажмите на кнопку «Далее». Для отмены сохранения файла нажмите на кнопку «Отмена».

Процесс восстановления заканчивается, когда вы нажимаете кнопку Продолжить .

Сбой происходит в Excel 2007 и 2010 при вставке нового листа Excel вместо сохранения файла.

Выделение первого слова в ячейке в Excel

Используйте функцию ПОИСК для поиска позиции первого пробела, а затем используйте функцию ЛЕВСИМВ, которая возвращает заданное количество символов от начала текста (до первого обнаруженного пробела):

Вместо LEVSIMV можно использовать функцию PSTR, которая является более универсальной и позволяет вернуть заданное количество символов из определенной позиции, а не только из начала строки (в данном случае 1, так как мы выбираем первое слово):

Поскольку этот метод не допускает пробелов в ячейках с одним словом, он возвращает следующее сообщение об ошибке:

Поэтому мы также добавим проверку ошибок — если в выражении нет пробелов, мы вернем оригинальный текст:

Подтяжка данных из закрытых файлов

Полезно обновлять данный отчет в одном и том же формате, но за разные временные периоды.

Загрузите все необходимые данные в виде таблиц, на основе которых формируется отчет, и поместите их в отдельную папку. Откройте сводный файл, в котором собраны данные.

Ссылка на ячейки из ранее взятых данных.

Если отчет не меняется — ставим ссылку на конкретную ячейку.

Данные меняются — пользуемся функцией ВПР, которая работает даже в случае, если вы ссылаетесь на закрытый файл.

При обновлении отчета просто замените данные в папке на фактические, откройте итоговый отчет и обновите в нем ссылки.

Зачистка текста

Листы Microsoft Excel часто содержат несовершенный текст, который вводится в ячейки. Файл легко может содержать следующие ошибки, если он был введен другими людьми (или загружен из какой-либо базы данных компании или ERP-системы) неправильно:

• Дополнительные пробелы перед, после или между словами (для украшения!)
• Ненужные символы («d» перед названием города)
• Невидимые непечатные символы (неразрывное пространство, оставшееся после копирования из Word или загрузки «под углом» из 1C, переносы строк, табуляции)
• Апострофы (префикс текста — специальный символ, определяющий формат текста в ячейке)

Ознакомьтесь с некоторыми способами утилизации такого «мусора».

Замена

Старый, но не устаревший прием. Используйте инструмент Заменить на вкладке Главная — Найти и выделить — Заменить или нажмите Ctrl+H, чтобы очистить диапазон ячеек.

Это окно изначально предназначено для массовой замены одного текста другим по принципу «найди Машу — замени на Петю», но в данном случае мы также можем использовать его для удаления ненужного текста. Например, в первой строке мы набираем «d». (без перевернутых запятых! ), а во втором ничего не вводите и нажмите кнопку Заменить все. Excel удаляет все символы «d» перед названиями городов:

Не забудьте выбрать нужный диапазон ячеек, иначе весь лист будет заменен!

Удаление пробелов

Если вы хотите удалить все пробелы из текста вообще (например, если они являются разделителями тысяч в больших числах), вы можете использовать ту же замену: нажмите Ctrl+H, введите пробел в первой строке, ничего не вводите во второй строке и нажмите кнопку Заменить все.

Однако часто возникает ситуация, когда необходимо удалить не все пробелы в строке, а только лишние, иначе все слова слипнутся. Для этого в Excel есть специальная функция — TRIM (ТРИМ) в категории Текст. Из текста удаляются все пробелы, кроме одиночных пробелов между словами, то есть на выходе мы получим именно то, что нам нужно:

Удаление непечатаемых символов

Однако в некоторых случаях функция TRIM может не работать. Иногда то, что выглядит как пробел, на самом деле не пробел, а невидимый специальный символ (неразрывный пробел, перевод строки, табуляция и т.д.). Эти символы имеют внутренний символьный код, отличный от кода пробела (32), поэтому функция ПРОБЕЛ не может их удалить.

Есть две возможности:

• Аккуратно выделите эти специальные символы в тексте с помощью мыши, скопируйте (Ctrl+C) и вставьте (Ctrl+V) их в первую строку окна замены (Ctrl+H). Затем нажмите кнопку Заменить все, чтобы удалить их.
• Используйте функцию CLEAN . Эта функция работает так же, как и функция ПРОБЕЛ, но вместо пробелов она удаляет из текста неразделенные символы. К сожалению, он не может справиться со всеми специальными символами, но большинство из них можно удалить с его помощью.

Функция ПОДСТАВИТЬ

Также можно использовать формулы для замены одних символов другими. Для этого Excel предлагает функцию SUBSTITUTE в категории Текст. Она имеет три обязательных аргумента:

• Текст, подлежащий замене
• Старый текст — текст, подлежащий замене
• Новый текст — текст, подлежащий замене

Вы можете легко удалить ошибки (заменить «a» на «o»), лишние пробелы (заменить их пустой строкой «») и убрать лишние разделители от чисел (не забудьте умножить результат на 1, чтобы превратить текст в число):

Удаление апострофов в начале ячеек

‘ в Microsoft Excel — это специальный символ, который называется текстовым префиксом. Он используется для того, чтобы сообщить Excel, что все последующее содержимое ячейки должно рассматриваться как текст, а не как число. Он является удобной альтернативой для установки текстового формата ячейки (Главная — Число — Текст), а также для ввода сложных последовательностей чисел (номеров банковских счетов, кредитных карт, инвентарных номеров и т.д.). он просто незаменим. Однако иногда он попадает в ячейки вопреки нашему желанию (например, после выгрузки из корпоративных баз данных) и начинает мешать вычислениям. Это можно устранить с помощью небольшого макроса. Добавьте новый модуль, выбрав в меню Вставка — Модуль, а затем введите его текст в редакторе с помощью Alt+F11:

Теперь, если выделить диапазон на листе и запустить наш макрос (Alt+F8 или вкладка Разработчик — кнопка Макрос), апострофы перед содержимым выделенных ячеек исчезнут.

Английские буквы вместо русских

Как правило, здесь играет роль человеческий фактор. При вводе текстовых данных в ячейку вместо русских букв случайно вводятся похожие английские («це» вместо русской «с», «игрек» вместо русской «й» и т.д.) Внешне все прилично, так как эти символы иногда имеют совершенно одинаковую форму, но Excel воспринимает их, естественно, как разные значения и выдает ошибки в формулах, дубликаты в фильтрах и т.д.

Конечно, можно вручную заменить латинские символы на соответствующие им кириллические, но гораздо быстрее это сделать с помощью макроса. Откройте редактор Visual Basic с помощью Alt+F11, вставьте новый модуль (меню Insert — Module) и введите свой текст:

Теперь, если выделить диапазон на листе и запустить наш макрос (Alt+F8 или вкладка Разработчик — кнопка Макросы), все английские буквы, находящиеся в выделенных ячейках, будут заменены на эквивалентные русские. Не забудьте заменить латинский алфавит 🙂

Запуск автоматической проверки орфографии

После того как вы подготовили таблицу и отметили всю необходимую информацию, необходимо проверить орфографию текста. Необходимо выполнить следующий перечень шагов:

• Если вы хотите проверить только часть текста, выберите часть, которую вы хотите проверить. В противном случае выделять текст не нужно.
• Найдите инструмент «Обзор» в верхней части приложения.
• Затем в разделе «Правописание» найдите кнопку «Правописание» и нажмите на нее левой кнопкой мыши.

• Откроется окно с предложением продолжить исправление орфографии с начала листа. Нажмите кнопку «Да».
• После того, как инструмент нашел слово с ошибкой, появляется диалоговое окно со словом, в котором, по мнению программы, была допущена ошибка.

• В разделе «Опции» выберите нужное слово и нажмите «Заменить», если текст содержит только одно из этих слов, или «Заменить все», если выделенное слово может встречаться несколько раз.

Примечание специалиста! Также обратите внимание на другие предметы справа. Если вы уверены, что слово написано правильно, вы можете выбрать «Пропустить» или «Пропустить все». Если вы уверены, что слово написано правильно, вы также можете запустить «Автокоррекцию». В этом случае программа автоматически сама изменяет все слова. Есть также другая опция «Добавить в словарь». Необходимо добавить слова, которые вы сами часто можете произносить неправильно.