Как выделить важные электронные письма в Outlook?

Как сохранять электронные письма из Outlook Web App / мгновенный доступ к компьютеру

Сложно ли сделать резервную копию важных писем на Outlook.live.com? Наша команда предоставит вам лучшие методы сохранения ваших писем из Outlook Web App на компьютер/жесткий диск.

Я работаю с Outlook Web Access около 4 лет и не осознавал необходимости резервного копирования данных, пока не столкнулся с попыткой взлома своего почтового ящика. Теперь, когда данные восстановлены, как сохранить письма Outlook Web App на жестком диске? Есть ли прямой способ сделать то же самое? Кроме того, объем данных стал огромным, поэтому, пожалуйста, предложите подходящее решение для извлечения всех данных из Outlook.com!

Поиск и выделение текста на экране

Если вы хотите визуально проверить каждое слово или фразу в сообщении электронной почты, вы можете попросить Outlook выделять каждое появление определенного слова или фразы. Даже если слово или фраза выделены во всем сообщении электронной почты, они не видны при печати документа. Для этого:

Откройте письмо. Выберите Найти в группе Правка и вкладку Форматировать текст.

В открывшемся окне введите слово или фразу, которую нужно выделить, в поле Найти это.

Нажмите или коснитесь Чтение в нижней части окна, чтобы выделить выбранное слово или фразу. Чтобы отключить подсветку, нажмите или коснитесь Чтение >Очистить выделение.

Как раскрасить электронные письма отправителем в Outlook

Выполните следующие шаги для цветового кодирования писем Outlook по отправителю

1. Запустить Outlook
2. Нажмите «Просмотр»> «Просмотр настроек».
3. В диалоговом окне «Расширенные параметры просмотра» выберите «Условное форматирование».
4. В диалоговом окне «Условное форматирование» добавьте новое правило, нажав кнопку «Добавить».
5. Введите желаемое имя для правила и нажмите Шрифт.
6. В диалоговом окне «Условное форматирование» щелкните «Условие».
7. Введите имя человека в поле «От» диалогового окна «Фильтр».
8. Вернитесь в диалоговое окно «Условное форматирование» и нажмите «Шрифт».
9. В диалоговом окне «Шрифт» щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с цветом и выберите цвет.
10. Вернитесь в диалоговое окно «Условное форматирование» и нажмите «ОК».
11. Вернувшись в диалоговое окно настроек расширенного представления, нажмите кнопку ОК.
12. Найдите адрес электронной почты отправителя, чтобы увидеть изменения.

Щелкните значок Вид таб.

Нажмите Показать настройки в текущем представлении группы.

Вы можете выбрать Условное форматирование в диалоговом окне Дополнительные параметры представления.

В диалоговом окне Условное форматирование добавьте новое правило, нажав на кнопку Добавить.

В разделе Имя появится надпись Без названия; введите нужное имя для правила.

Затем нажмите Условие.

Введите имя человека в Из в диалоговом окне «Фильтр».

Затем нажмите хорошо.

В диалоговом окне Условное форматирование нажмите кнопку Шрифт.

Цвет шрифта можно изменить, выбрав его из выпадающего списка в диалоговом окне «Шрифт».

Помимо изменения шрифта, стиля и размера, вы также можете изменить цвет фона.

Затем плотно прижмите.

Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Условное форматирование.

В диалоговом окне Дополнительные параметры просмотра нажмите кнопку OK.

Чтобы увидеть изменения, посмотрите адрес электронной почты отправителя.

Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у вас есть вопросы о том, как выделить цветом сообщения на основе отправителей в Outlook.

.

1. 1. Упорядочить электронные письма по папкам
2. 2. Используйте шаблоны сообщений
3. 3. Размещайте основные письма на рабочем столе
4. 4. Планируйте доставку писем
5. 5. Отображать электронные письма в виде бесед
6. 6. Блокировать нежелательные сообщения
7. 7. Использовать стикеры.
8. 8. Используйте уведомления на рабочем столе только для важных писем
9. 9. Установите папку для сообщений CC.
10. 10. Использование функции очистки
11. 11. Автоматическая сортировка электронной почты
12. 12. Используйте быстрые темы для отправки общих ответов
13. 13. Используйте быстрые шаги для выполнения определенных действий

1. Организуйте электронные письма по папкам.

В повседневной офисной работе вам необходимо оптимизировать управление электронной почтой и производительность. Но если у вас уже есть почтовый ящик, заполненный тысячами писем, это может стать большой проблемой. Никто не хочет тратить часы на поиск важных писем, полученных несколько месяцев назад, спрятанных среди тысяч других сообщений.

Вам будет легче управлять своей работой с помощью хорошо управляемой системы папок. Перетаскивая электронные письма в нужные папки, вы можете создавать папки. Этот процесс может занять много времени, но его можно выполнять за пятнадцать минут в день. В течение недели вы сможете упорядочить и удалить сотни писем, которые вам больше не нужны.

Создайте папку электронной почты в Outlook

2. Используйте шаблоны электронной почты

Некоторые работы требуют, чтобы вы часто составляли сообщения одного и того же типа. Вы будете более продуктивны, если создадите для этого шаблон и будете использовать его снова и снова. После ввода нового сообщения электронной почты просто сохраните его как шаблон, выбрав «Файл> Сохранить как> Шаблон Outlook». Когда бы вы ни захотели, перейдите в «Главная> Новые элементы> Выбрать форму» и выберите шаблон в папке пользовательских шаблонов.

Выбор шаблона для создания электронных писем

Дополнительная информация: Вставка более 600 символов в Windows с помощью клавиши alt.

3. Поместите основные электронные письма, заметки и события календаря на рабочий стол.

Outlook позволяет настраивать напоминания, отмечать и классифицировать электронные письма для определения приоритетности задач. Однако большинство этих функций работают только при открытии приложения Outlook. Допустим, вы получили срочное задание в пятницу вечером и хотите получить уведомление в понедельник утром. Самый простой и эффективный способ — поместить письмо на рабочий стол. Просто перетащите электронные письма, заметки и записи календаря на рабочий стол Windows. Дважды щелкните по ним, и Outlook откроется автоматически.

4. Запланировать доставку электронной почты

Иногда нужно составить письмо, но отправить его позже. Тогда, закончив подготовку сообщения, нажмите на стрелку, расположенную в области Теги. Вы можете установить время в текстовом поле Не отправлять раньше в разделе Параметры доставки. Установите дату и время, когда вы хотите отправить письмо.

Задержка с доставкой электронной почты.

Узнайте, как планировать электронную почту в Gmail.

5. Показывать сообщения электронной почты как беседы

Outlook предлагает множество различных способов просмотра электронных писем. Если просматривать электронные письма как последовательный разговор, можно быстро понять, о чем шла речь в каждом письме.

Ваши электронные письма также будут похожи на платформы мгновенного обмена сообщениями, которые гораздо легче читать и понимать. Вы можете организовать свои электронные письма в режиме беседы, перейдя на вкладку «Вид» и установив флажок «Показывать как беседы» в группе «Сообщения».

6. Блокируйте нежелательные электронные письма

Каждый день вы можете получать дюжину или больше нежелательных писем из разных источников. Чтобы заблокировать нежелательные электронные письма, выберите их и нажмите «Главная> Нежелательная почта». В раскрывающемся списке выберите «Заблокировать отправителя», чтобы заблокировать все электронные письма от выбранных отправителей.

Блокиратор.

Если вы не можете определить отправителя до получения нежелательного письма, просто перетащите его в папку «Нежелательная почта» сразу после получения. Microsoft Outlook автоматически отправит все последующие письма от этого отправителя в спам.

Читайте также: Более 1000 ярлыков эмодзи для Windows.

7. Используйте стикеры.

Если вы храните там напоминания или важные электронные письма, это загромождает ваш рабочий стол. В таких ситуациях для быстрого напоминания удобно использовать стикеры. Нажмите «Control + Shift + N», чтобы создать новую заметку. Вы можете перетащить заметку в любое место на экране. Это полезно, если вы хотите выполнять несколько задач каждый день, потому что вводить регулярные задачи в календарь на самом деле довольно неэффективно.

8. Используйте уведомления на рабочем столе только для важных писем.

Уведомление о каждом входящем письме будет отвлекать. Ограничьте уведомления только важными письмами. Настройки электронной почты можно изменить так, чтобы отображать уведомления только от определенных отправителей.

9. Папка установки для электронных писем CC.

Такое случается довольно часто, ваш адрес электронной почты добавляется в поле CC кажущейся бесконечной цепочки писем. В результате ваш почтовый ящик будет быстро загружен, что сделает его раздутым и менее управляемым. Хорошая практика — перенаправлять эти электронные письма в специальную папку CC.

• Перейдите в раздел «Главная страница> Правила» и нажмите «Управление правилами и предупреждениями».
• Во всплывающем окне нажмите «Новое правило…».
• Во всплывающем окне «Мастер правил» выберите условие «Где мое имя не указано в поле« Кому »».
• Щелкните ссылку «Указано» в «Шаге 2» и выберите папку.
• Сохраните изменения, чтобы отправить все электронные письма CC в выбранную папку.

Можно также создать правило, чтобы письма от определенного отправителя направлялись в определенную папку.

10. Используйте функцию очистки

Существует множество предприятий, которые в значительной степени полагаются на электронную почту. Каждый месяц приходит тысяча электронных писем. Поиск во всех этих письмах отнимает много времени и является непродуктивным. Легко сократите количество электронной почты, которую вам приходится обрабатывать каждый день, всего несколькими щелчками мыши.

• Перейдите в меню Файл и нажмите на кнопку Инструменты очистки.
• Во всплывающем окне «Очистить почтовый ящик» можно найти старые и большие файлы для очистки.
• Вы также можете настроить автоматическое архивирование и очистку папки удаленных элементов для устранения медленной загрузки Outlook.

Повысьте производительность с помощью этих советов PowerPoint.

11. Автоматическая сортировка писем

Письма могут иметь различные формы, например, уведомления, генерируемые компьютером, письма от клиентов, письма от менеджеров и забавные письма от коллег. Вы можете сортировать свои письма с помощью правил Outlook.

• Перейдите на вкладку «Файл», а затем «Управление предупреждениями и правилами».
• Во всплывающем окне «Правила и предупреждения» выберите «Новое правило…».
• Вы можете выбрать сообщения от отправителя для отправки в определенную папку. Это полезно для классификации сообщений электронной почты, генерируемых компьютером, и сообщений электронной почты от менеджеров или клиентов.
• Вы также можете выбрать сообщение, содержащее определенные слова в теме письма, чтобы классифицировать письма от отправителей, которые посылают как деловые, так и развлекательные письма.
• Выберите действие для каждого критерия, например, отправьте эти письма в соответствующую папку.

Сообщения электронной почты публичной группы, которые вы не хотите читать, можно также отправить в папку «Удаленные». Вы можете быстро проверять письма в папке «Удаленные» каждый день и удалять их навсегда.

12. Используйте быстрые части, чтобы отправлять общие ответы

Маркетологи и сотрудники службы поддержки клиентов могут получать одни и те же вопросы снова и снова. С быстрыми частями нет необходимости набирать один и тот же ответ снова и снова.

• Выделите текст в электронном письме, которое вы хотите использовать в качестве общего ответа, и перейдите в «Вставить»> «Быстрые части».
• Выберите «Сохранить выделение в галерее быстрых деталей».
• Введите имя новой быстрой части и нажмите OK.
• Если вы хотите ответить, откройте ответное письмо и перейдите в «Вставка»> «Быстрые части».
• Выберите подходящую быструю деталь. Предварительно написанный текст должен появиться в теле письма, отредактируйте его, если хотите, перед отправкой.

В этой статье вы узнаете, как использовать быстрые фрагменты в Microsoft Word.

13. Используйте быстрые шаги для выполнения определенных действий

Quick Steps — это универсальная функция, потому что вы можете выполнять длинную цепочку действий в зависимости от триггеров. Например, каждый раз, когда вы получаете счет от поставщика, вы можете переслать его в бухгалтерский отдел и проверить его через несколько дней. Quick Steps может сделать это автоматически.

• Перейдите в «Домой» и отметьте группу «Быстрые действия». Вы можете найти некоторые действия по умолчанию в Outlook, такие как отправка «Групповое электронное письмо» и «Менеджеру».
• Щелкните маленькую стрелку вниз, чтобы открыть всплывающее окно «Управление быстрыми действиями».
• Вы можете создать собственные быстрые действия, нажав кнопку «Создать» и выбрав вариант «Пользовательский».
• Введите название быстрых шагов и выберите действие, например «Вперед».
• Вы можете добавить несколько действий в каждое быстрое действие, например «Создать задачу с вложением».
• Когда вы закончите, нажмите кнопку «Готово».
• После просмотра всех входящих писем перейдите в «Домой> Быстрые действия» и выполните соответствующее быстрое действие.
• Будьте изобретательны с Quick Steps, вы можете ускорить выполнение повторяющихся задач по управлению электронной почтой.

Вывод

Повторяющиеся задачи в Outlook снижают вашу производительность. Некоторые из приведенных выше советов могут действительно помочь вам сэкономить время и силы на работе.

Мы можем получить доступ к более чем сотне различных вариантов поиска, далеко не ограничиваясь тем, что мы просмотрели. Возможно, мы никогда не воспользуемся им, но приятно знать, что он существует.

• Нажмите на Инструменты поиска и перейдите в раздел Расширенный поиск.

• Открывается окно расширенного поиска.

Потратьте немного времени, чтобы осмотреться. Удивительно, как много вы можете сделать. Мы можем искать по каждому полю в каждом элементе Outlook. Есть сотни различных вещей, которые мы можем искать.