Check-moscow.ru

Финансы и учет
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как добавить контакты из списка рассылки (контактной группы) в Outlook?

Создание группы контактов или списка рассылки в Outlook для ПК

Используя контактную группу (ранее называемую «списком рассылки»), вы можете отправлять сообщения одновременно нескольким получателям, например, проектной группе, комитету или даже группе друзей. Вам не нужно добавлять имя каждого получателя отдельно в строку «Кому», «Cc» или «CC».

Дополнительные сведения о группах контактов см. в разделе Создание списка рассылки или контактной группы в Outlook for Mac.

На панели навигации выберите представление Люди.

Навигационная панель показывает людей, находящихся в одном из двух мест.

Если вы используете компактную панель навигации, нажмите значок Люди.

Чтобы увидеть контакты, выберите значок Люди.

Если вы используете расширенную навигационную панель, нажмите на слово Люди.

В группе Мои контакты выберите папку, в которой вы хотите сохранить группу контактов. Обычно выбираются контакты.

Выберите New Contact Group (Новая контактная группа) на ленте.

Задайте группе контактов имя.

Выберите Добавить участников и добавьте людей из своей адресной книги или списка контактов;

Добавление участников в новую группу

Примечание: Чтобы добавить человека, которого нет в адресной книге или контактах, выберите Новый контакт электронной почты.

Нажмите Сохранить и закрыть.

Информацию об использовании новой группы контактов см. в разделе Отправка электронной почты группе контактов.

Если вы всегда отправляете сообщения одной и той же группе людей, вы можете создать контактную группу (ранее называвшуюся списком рассылки), содержащую всех получателей, которые воспользовались предыдущим сообщением, которое вы им отправили. В следующий раз, когда вы захотите связаться с ними или запланировать встречу, вы сможете добавить контактную группу в строку «От» сообщения вместо того, чтобы добавлять каждого человека по отдельности.

Отправьте сообщение группе людей, которых вы хотите включить в группу контактов.

В поле To или Cc выделите все имена с помощью мыши.

Выбор людей в сообщении электронной почты

Выберите Копировать из меню правой кнопки мыши или нажмите CTRL+C для копирования выделенного фрагмента.

В главном окне Outlook (не в открытом сообщении электронной почты) нажмите Люди в панели навигации

Выберите представление "Люди"

Нажмите кнопку «Новая группа контактов».

Выбор команды "Создать группу контактов" на вкладке "Главная"

Введите название контактной группы, например, «Специальные проекты».

Выберите Из контактов Outlook при нажатии Добавить участников.

Добавление участников из контактов Outlook

В открывшемся окне щелкните правой кнопкой мыши на поле «Members» и выберите «Paste» (Вставить) или нажмите CTRL+V.

Нажмите кнопку ОК.

В сообщении электронной почты вы увидите список людей, входящих в вашу контактную группу.

Новая группа контактов с именами людей

Нажмите Сохранить и завершите.

Наряду с отдельными лицами в списке контактов появляются группы контактов. В представлении списка их можно отличить по значкам слева от имен. Значок карточки отображается рядом с отдельными контактами, а значок людей — рядом с группами контактов.

Значки людей, обозначающие группы контактов, и значки карточек, обозначающие отдельные контакты

Кроме того, вы можете в любое время добавлять или удалять людей из своей контактной группы.

Электронную таблицу, содержащую множество деловых или личных контактов, можно импортировать непосредственно в программу Outlook.

Читайте так же:
Как добавить подпись к приглашению на собрание / приглашениям в Outlook?

Затем вы можете создать контактную группу (ранее «список рассылки»), используя импортированную контактную информацию.

Однако вы можете импортировать контакты из списка рассылки Excel в папку «Контакты», а затем создать список рассылки из этих контактов, следуя следующим инструкциям.

Дополнительную информацию об импорте контактов из Excel смотрите в разделе Outlook.

Дополнительные сведения

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Создание группы контактов

Создайте группу контактов с новыми именами или добавьте их из адресной книги

Выберите представление Контакты, затем на вкладке Новые в группе Новые нажмите Новый контакт.

Команда

Имя контактной группы следует ввести в поле Имя.

В группе Участники нажмите Добавить участников на вкладке Группа контактов, затем выберите Из контактов Outlook, Из адресной книги, или Создать контакт по электронной почте.

В диалоговом окне Добавить новый контакт введите контактную информацию нового контакта электронной почты.

Если вы добавляете пользователя из контактов или адресной книги Outlook, выполните следующее

В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые необходимо включить в группу контактов.

Затем нажмите кнопку Участники, чтобы добавить эти имена в список. В одну группу можно добавлять имена из разных адресных книг.

Выполните эти шаги для каждого человека, которого вы хотите добавить в группу контактов, а затем нажмите OK.

Контактная группа сохраняется в папке Контакты под присвоенным ей именем.

Создание группы контактов путем копирования имен из сообщений электронной почты

В сообщении, из которого нужно скопировать имена, выберите имена в поле Кому или Копия.

Скопируйте выделенный фрагмент, щелкнув на нем правой кнопкой мыши.

На вкладке Главная в группе Новое выберите Создать элемент, Другие элементы и Группа контактов для представления Почта.

Назовите контактную группу, введя ее в поле Имя.

На вкладке Группа контактов группы Участники нажмите Добавить участников и выберите Из контактов Outlook или Из адресной книги.

В диалоговом окне Выбор участников щелкните правой кнопкой мыши поле Участники внизу и выберите Вставить.

Примечание: Участник, добавленный в контактную группу, может отсутствовать в адресной книге. Их имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.

Если вы получите сообщение, содержащее нужную группу контактов, сохраните его в списке контактов.

Откройте письмо с группой контактов в нем.

Щелкните правой кнопкой мыши любую группу контактов в поле Кому или Cc и выберите Добавить в список контактов в Outlook.

Дополнительные сведения

Важно:Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и при этом получать поддержку.

Создание списка рассылки

Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке «Контакты». Учетные записи Microsoft Exchange могут содержать глобальные списки рассылки, доступные всем пользователям сети. Списки рассылки в папке «Контакты» доступны только вам, но их можно использовать совместно.

Читайте так же:
Как добавить и удалить цвет фона или изображение в Outlook?

Могу ли я добавить в список рассылки несколько имен?

Размер файла контактов определяет, сколько имен можно добавить в список рассылки. Конкретных правил нет, но обычно список рассылки содержит 50-70 электронных адресов и имен. В минимальном файле контактов может быть до 125 адресов (включая другие списки рассылки).

Дополнительную информацию см. в статье базы знаний.

Сделайте одно из следующих действий:

Создание списка рассылки с помощью имен из адресной книги

В меню Files наведите курсор на кнопку New и выберите Mailing List (Список рассылки).

В поле Имя введите название списка рассылки. (Например, Friends of Different.)

На вкладке Список рассылки нажмите кнопку Выбрать членов на вкладке Список рассылки.

В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые необходимо включить в список рассылки.

В поле поиска введите нужное имя. Когда он появится внизу, нажмите на него, а затем на Members.

Выполните следующие действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в список рассылки, затем нажмите OK.

Если вы хотите добавить подробное описание списка рассылки, на вкладке Список рассылки щелкните на Примечания и введите текст.

В папке «Контакты» список рассылки сохраняется под присвоенным ему именем.

Создание списка рассылки путем копирования имен из писем

В сообщении, из которого необходимо скопировать имена, выберите имена в поле Кому или Копия.

Щелкните правой кнопкой мыши по именам и выберите в контекстном меню пункт Копировать.

Щелкните Microsoft Office и выберите список рассылки в списке Создать список Outlook.

Во вкладке Список рассылки группы Участники нажмите кнопку Выбрать участников.

Поле Участники в нижней части диалогового окна Выбор участников выбирается щелчком правой кнопки мыши. Нажмите Вставить.

Примечание: Участник, добавленный в список рассылки, может отсутствовать в адресной книге. Их имя и адрес электронной почты включаются, когда они копируют и вставляют сообщение электронной почты.

Нажмите на кнопку «ОК».

В поле Имя введите имя для списка рассылки.

В группе Действия на вкладке Список рассылки нажмите Сохранить и закрыть.

Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке «Контакты». Если вы получили список рассылки от другого пользователя, вы можете сохранить его в Контактах.

Вам необходимо открыть сообщение электронной почты, содержащее список рассылки.

Чтобы добавить список рассылки в Outlook Contacts, щелкните его правой кнопкой мыши в заголовке сообщения и выберите Add to Outlook Contacts (Добавить в Outlook Contacts).

Различия между группой контактов, списком контактов, группой электронной почты и списками рассылки

В Microsoft Outlook невозможно провести различие между группой контактов, списком контактов, группой электронной почты и списком рассылки. Эти термины используются как взаимозаменяемые.

Читайте так же:
Как вставить метку времени или текущую дату и время в Outlook?

На самом деле, на сайте поддержки Microsoft Office теперь предлагается термин «контактная группа», а не «почтовый список»:

Используйте контактную группу (ранее называемую «списком рассылки»), чтобы отправить электронное письмо нескольким людям …

Сам Outlook использует термины Группа контактов, Список контактов и Список контактов (Windows) в своей ленте, меню и вспомогательных материалах. Поэтому по мере выполнения описанных ниже действий вы будете чаще всего видеть эти фразы.

И прежде чем мы выполним все шаги, если вам нужна помощь в экспорте контактов Outlook

Как экспортировать контакты из Outlook в любое место

Как экспортировать контакты Outlook в любое место
Вам нужно экспортировать контакты Outlook и не знаете, с чего начать? Мы покажем вам, как экспортировать из Outlook и импортировать в пункт назначения.
Прочитайте больше

В какой-то момент, ознакомьтесь с нашим руководством.

Как скрываются имена в группе контактов?

Хорошей новостью является то, что очень легко скрыть имена с помощью параметра CK при создании письма.

B CC означает «слепое копирование». Вы почти наверняка использовали опцию CC (копия), когда хотели включить в письмо кого-то, кто не является основным получателем. Подобно CC, получатели BCC видят только имя отправителя и имя человека в поле «Кому».

Человек, получивший СС, не видит, ответил ли ему кто-нибудь, а если кто-то нажимает на кнопку «Ответить всем», он не получает ответа.

Поле CK не появляется по умолчанию при создании нового письма, но оно легко доступно. Откройте новое письмо в Outlook и нажмите Настройки > Углеродная копия.

Вкладка «Параметры» и кнопка «Скрытая копия».

Поле теневой копии появится на новом графике.

Кнопка Скрытая копия и поле Скрытая копия.

Это нужно сделать только один раз. В будущем все электронные письма будут содержать опцию Скрытая копия. Выберите Функции > Скрытая копия в любом сообщении электронной почты, чтобы скрыть поле скрытой копии. После этого поле больше не будет отображаться.

Теперь, когда вы стали видимым, введите свое имя в поле «Кому» и свою контактную группу в поле «Скрытая копия».

Электронное письмо с моим адресом в поле Кому и моей контактной группой в поле Скрытая копия.

Все члены контактной группы получат письмо, но они смогут увидеть только того, кто его отправил (вас) и человека в поле «Кому» (тоже вас).

Возможно, вам захочется написать примечание в первый раз, объясняющее, что вы используете BCC для защиты частной жизни людей. Тогда менее подкованные в технике получатели не будут удивляться, откуда вы взялись, когда получат письмо, похожее на то, что было отправлено им!

Как отправить электронное письмо вашей контактной группе в Outlook

Независимо от того, используете ли вы Outlook на своем рабочем столе или в Интернете, отправить электронное письмо создаваемой группе очень просто.

Начните с ввода «To» в качестве имени контактной группы в меню «Создать». В поле группа будет отображаться в виде предложения. Вы можете выбрать список или группу, чтобы увидеть ее.

Читайте так же:
Как добавить кнопку печати на ленту Outlook?

Отправить по электронной почте контактной группе

Если вы хотите расширить его, чтобы увидеть адреса электронной почты всех участников, нажмите на знак плюс слева, чтобы увидеть их. После этого в поле «Кому» вы увидите всех членов группы или списка.

Разверните группу контактов

Как создать список контактов в Outlook на Mac

Настройте Outlook на Mac, чтобы можно было создать список контактов.

  1. Выберите Люди в левой нижней части окна Outlook.
  2. Нажмите кнопку Новый список контактов на ленте.
  3. Дайте название своему списку.

Вы также можете выбрать Файл >Новый >Список контактов из строки меню.

Добавить контакты в список так же просто, как ввести их имя и электронную почту во всплывающем окне. Если вы добавляете имя, которое распознается как существующий контакт, вы увидите предложение отобразить этот контакт. Вы можете выбрать его, чтобы добавить контакт в список.

Если вы добавляете новые контакты, просто введите их имя и адрес электронной почты. Вы также можете присвоить группе категорию с ленты перед выходом. Вы увидите такие варианты, как семья, друзья и команда.

Как только вы закончите добавление участников в список, нажмите Сохранить и закрыть на ленте.

Новая кнопка списка контактов неактивна на Mac?

Если вы не можете нажать на кнопку «Новый список контактов» на ленте «Люди», вот простое решение.

  1. Нажмите Перспективы >Предпочтения из строки меню.
  2. Выбирать Общее .
  3. Снимите флажок рядом с Скрыть на моем компьютере

Как создать список рассылки в Outlook,

Prospects позволяет создать список рассылки в несколько простых шагов. В зависимости от версии, обычно существует от 6 до 10 шагов для добавления списка рассылки. Однако для последней версии мы подготовили список шагов, которым вы можете следовать в дальнейшем:

  • щелчок “люди” на панели навигации, либо значок или слово;
  • Перейти к “Мои контакты” и выберите папку, в которой контактная группа будет сохранена. Это проще, если вы просто выбираете “контакты”;
  • щелчок “Новая контактная группа” и назовите его с учетом ваших потребностей;
  • выбирать “Добавление участников” и просто добавить людей из списка контактов, которые вы хотите видеть в этом самом списке;
  • сохранить и закрыть функцию.

Как описано, это действие займет менее 5 минут, но для его выполнения необходимо, чтобы все контакты были в базе данных программы. Что делать, если у вас их нет? Это не такая уж большая проблема, поскольку существует способ импортировать их из файлов Excel, а также из списков различных файловых групп, таких как MSG. Непосредственно импортировать список рассылки в Outlook, 2019 невозможно, но вы можете импортировать контакты. В этом разделе более подробно описан весь процесс импорта.

Если вам нужно сначала импортировать контакты, мы предлагаем вам воспользоваться программой Business Card to Outlook, которая легко импортирует файлы VCF (виртуальные контакты) в Outlook или отдельный файл PST. Описание того, как импортировать контакты, читайте здесь.

Советы по Импорт списка рассылки В Outlook,

Список распределения контактов

Самый естественный и бесперебойно работающий способ закрепить контактную информацию в базовом прогнозе — это импорт или экспорт, распределяющий список внешности на успех 2019 года. Этого можно достичь, если убедиться, что все необходимые контакты в файле находятся на первом месте. Чтобы импортировать этот файл, перейдите в меню Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт рабочей программы. После этого вы сможете добавить их в свою контактную группу и в персональный список рассылки прогнозов.

Читайте так же:
Как вставить клипарт в Outlook?

Однако иногда на этом пути могут возникнуть проблемы. Именно поэтому мы хотим объяснить все советы и рекомендации, чтобы сделать этот процесс как можно проще. Здесь представлено пошаговое руководство по импорту картины мира группы контактов из Excel, в том числе и для более новых версий программы:

  • выбирать “Файл” на ленте из 2013 или 2016 версия программы;
  • продолжить Open & Экспорт, а именно функции Импорт / Экспорт;
  • в всплывающем окне с параметрами для действий, которые будут выполняться, выберите “Импорт из другой программы или файла” и продолжить;
  • выбирать “Значения, разделенные запятыми” на следующем этапе, который указывает тип файла, который будет создан;
  • выберите файл, который необходимо импортировать, и обратить особое внимание на варианты дублирования. Они включают в себя позволяя заменять дубликаты при импорте, позволяя дублируется быть создан, и нет импорта дубликатов;
  • продолжить, выбрав папку. Наиболее естественно, это “контакты” один;
  • сохранить и закончить свои действия.

После выполнения всех вышеописанных действий вы должны увидеть контакты под значком «Люди». Если нет, проверьте, что выбранная папка завершена. Например, Perspectives требует, чтобы сначала проверялись заголовки столбцов в первой строке. К счастью, вы можете отредактировать CSV-файл с помощью Excel, чтобы добавить имена и другую недостающую информацию, что не займет много времени для решения этой проблемы.

Файл Excel .csv можно редактировать вручную

Почему Использование Outlook Для большей эффективности?

Как уже было описано, есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы уменьшить количество рутинных задач на работе или дома при использовании Outlook. Помимо создания простых списков, вы также можете создать общий список рассылки, к которому смогут получить доступ другие члены вашей команды или даже вся компания. Это особенно важно, если всем членам команды необходимо отправлять множество электронных писем, так как экономия времени для всей команды просто невероятна.

Большинство вещей, которые вы хотите сделать в Outlook, возможны и не требуют больших усилий. Немного чтения и подготовки гарантируют вам большую эффективность.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector